ASERI MUUSIKAKOOLI ASJAAJAMISKORD

Aluseks: Vabariigi Valitsuse 29.12.1998. a määrus nr 30 ja Vabariigi Valitsuse 26.02.2001. a
määrus nr 80 “Asjaajamiskorra ühtsed alused”

I ÜLDISED NÕUDED

1. Muusikakooli asjaajamine peab tagama:
1.1. asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses;
1.2. dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele;
1.3. dokumendi kiire ringluse;
1.4. dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile;
1.5. dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise;
1.6. tähtaegse dokumentide täitmise ning asjade lahendamise kontrolli;
1.7. dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade jooksul.
2. Kui õigusaktid dokumentide koostamist ei nõua, võib asja lahendada telefoni, elektronposti või läbirääkimiste teel.
3. Kooli asjaajamine peab aitama kaasa asutuse töö efektiivsuse tagamisele ning isikute ladusale teenindamisele.
4. Kooli asjaajamises lähtutakse headest tavadest ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest.

II ASJAAJAMISKORD

5. Kooli asjaajamisperiood on kalendriaasta.
6. Kooli tegevuses kasutatakse dokumente, mis on nimetatud dokumentide loetelus.
7. Dokumentide loetelu on koostatud 2004. aastal (aluseks 2003.a. dokumentide loetelu, mis on Ida-Viru maa-arhivaali poolt õigusaktidele vastavaks tunnistatud) ja kinnitatud direktori poolt, kus on näidatud dokumentide säilitamise tähtajad.
8. Kooli asjaajamises kasutatakse arvutil koostatud kirja-, käskkirja- ja protokolliplanke.
9. Plangid on vajalike rekvisiitidega trükitud arvutisse.
10. Direktor registreerib sissetulnud ja väljasaadetavad kirjad, kasutades järjekorranumbri ees dokumendi säilitustoimiku indeksit ning märgitakse kirja saabumise või väljastamise kuupäev
11. Registrisse kantakse kirja saabumise (väljastamise) kuupäev, toimiku indeks, kirja järjekorranumber, kust või kellelt kiri saadetud (kellele saadetakse), kirja pealkiri või lühisisu.
12. Faksi või elektronposti teel saadetud kiri (kui see nõuab täitmist või vastamist) trükitakse paberkandjale ja registreeritakse samadel alustel postiga tulnud kirjadega.
13. Registreerimisele kuuluvad:
13.1. lepingud;
13.2. saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused, märgukirjad;
13.3. muud õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid (käskkirjad, kooli lõputunnistused).
14. Kooli sõlmitud lepingute kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
14.1. lepingu number;
14.2. lepingu sõlmimise ja lõpetamise kuupäev;
14.3. toimiku indeks;
14.4. lepingupoolte nimed.

15. Saabunud dokumendid (kirjad, avaldused, teabenõuded jm.) vaatab läbi direktor, kes otsustab, kellele kiri täitmiseks või teadmiseks suunata.
16. Väljastatavatele dokumentidele kirjutab alla direktor või selleks volitatud isik.
17. Üldiseks teadmiseks määratud dokumentidest tehakse koopiad ja need pannakse tutvumiseks teadetetahvlile.
18. Vastust või lahendamist vajavate dokumentide täitmise tähtajast kinnipidamist kontrollib direktor.
19. Dokumendid koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides ja standardites ettenähtud nõuetele.
20. Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise päeval või sellele järgneval tööpäeval.
21. Kui dokumendil on märge kiire, siis dokument registreeritakse ja edastatakse läbivaatamiseks viivitamata.
22. Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatatakse läbivaatamise ja lahendamise tulemustest hiljemalt 30 päeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene teisi tähtaegu.
23. Lepingute ja aktide puhul allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare, näidates eksemplaride arvu ja nende jaotuse ära dokumendis.
24.Väljasaadetud kirja asutusse jääv ärakiri allkirjastatakse.

III DOKUMENTIDE HOIDMINE

25. Oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumendid, millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse alles vastavalt toimikute loetelus ettenähtud tingimustel.
26. Lahendatud paberdokumente hoitakse kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (toimikutes), mille kaanele märgitakse kooli dokumentide loetelus vastavale dokumendi-sarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number ja säilitustähtaeg.
27. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samase toimikusse (algatus)kiri koos vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (ettepanekud, arvamused jms.).
28. Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et need käsitleksid asja terviklikult. Kirja- vahetuse lõpetab selles asjas viimati koostatud või saadud dokument.

IV ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE

29. Enne töökohalt vabastamist on direktor kohustatud asjaajamise üle andma vallavanema poolt vastuvõtjaks määratud isikule töölt lahkumise päevaks või vallavanema määratud tähtajaks.
30. Asjaajamise üleandmine vormistatakse asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisaktiga.
31. Akti märgitakse vallavanema poolt määratud asjaajamise üleandmise juures viibivate töötajate nimed ja töökohtade nimetused ning paberkandjal akti eksemplaride arv. Akti allkirjastavad asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja vallavanema poolt määratud asjaajamise juures viibivad ametnikud või töötajad.